• El Webinar de ODILO “Archivo integral: una propuesta para las instituciones obligadas al Archivo Electrónico Único” repasó las necesidades de las administraciones para cumplir con la legislación en materia de gestión de archivo.

Las soluciones de archivo y preservación digital de ODILO pretenden facilitar la implementación del requisito de contar con un Archivo Electrónico Único, obligatorio para todas las administraciones públicas.

Los panelistas del webinar, que se llevó a cabo el día 22 de mayo, fueron Francisco José Valentín, Director del Área de Archivo y Preservación Digital de ODILO y David Torres, Responsable Comercial del Área.

El encuentro abordó las siguientes cuestiones:

• Archivo y archivo electrónico único: claves. A modo de introducción se explicaron los diferentes conceptos sobre los que se sustenta el archivo electrónico único y su encaje con los modelos de archivo precedentes.
• Modelo de archivo integral de ODILO: archivo físico, electrónico, preservación digital, difusión y acceso controlado a la documentación.
• Archivo electrónico único en las soluciones de ODILO.
• Archivo de documentación electrónica de carácter no administrativo en las soluciones de ODILO.
• Archivo físico en las soluciones de ODILO.

Durante el webinar, se realizó un repaso legislativo a los preceptos de la Ley 39/2015 de procedimiento administrativo común, que obliga a la creación de un archivo electrónico único, al Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI) y a varias normas técnicas de interoperabilidad derivadas.

Entre los elementos destacados de esta parte del webinar cabe resaltar la importancia de que los documentos electrónicos se conserven en formatos que garantice su autenticidad, integridad y acceso. Además, los documentos deben mantenerse integrados en expedientes que sean el testimonio de las diferentes etapas del procedimiento administrativo. En la normativa, además, se encomienda la conservación a los archivos.

De hecho, de acuerdo con el ENI, las Administraciones Públicas deben crear repositorios electrónicos complementarios y equivalentes a los archivos convencionales, de ahí la importancia de la “tradición” archivística y de la continuidad de los modelos de archivo incorporando los nuevos conceptos administrativos y, entre ellos, el “archivo electrónico único”.

En línea con estas exigencias, ODILO se centra en el concepto de “archivo integral” que proporciona un modelo de gestión y acceso a la documentación unificado, independientemente de las características de dicha documentación.

Con la solución de ODILO es prosible crear un punto de unión entre las prácticas que tradicionalmente se utilizan en el archivo -referentes a la documentación convencional-, la normativa de la administración electrónica y del Archivo Electrónico Único y otras realidades digitales.

Los clientes actuales de las soluciones de archivo de ODILO han conseguido organizar, preservar y difundir toda la información que requiere de un tratamiento tecnológico diferenciado. Lo anterior aplica tanto para la documentación física, como para la digital y también para aquella que ha sido digitalizada.

Por su parte, David Torres realizó una demostración del uso de la plataforma de ODILO en la que dejó claro que la propuesta es integral: incluye archivo físico, archivo digital, preservación digital, difusión de la documentación y un acceso controlado a la documentación que puede ser fácilmente definido por el archivero. En ODILO, ofrecemos un punto de acceso único y unificado a toda la documentación independientemente de sus características.

Además, los archivos que trabajan con nuestro modelo SaaS (software as a service) heredan una serie de certificaciones para la gestión de su archivo, que de otro modo tendrían que tramitar por su cuenta.

Las soluciones de ODILO permiten configurar un acceso controlado y definir qué información puede consultar un ciudadano, de acuerdo con lo que determine cada Archivo.

Como parte de las ventajas de la soluciones de archivo y preservación digital de ODILO, los usuarios finales tienen una interfaz visual y con una experiencia de usuario optimizada que les permite encontrar lo que buscan de forma muy intuitiva.

Para obtener más información sobre las soluciones enfocadas en archivo digital y el preservación digital de ODILO, puede contactarnos al correo electrónico david@odilotid.es.

¡Os esperamos en nuestro próximo #ODILOWebinar!