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ODILO en las XXV Jornadas de Archivos Universitarios “más archivo integral en universidades: hacia la conservación a largo plazo de la documentación y los datos científicos”

ODILO en las XXV Jornadas de Archivos Universitarios

ODILO ha participado otro año más en las Jornadas de Archivos Universitarios, que se celebraron en Bilbao los días 9, 10, y 11 de octubre. Completando la comunicación del año anterior, F. J. Valentín, Director del Área de Archivos y Preservación Digital, comenzó repasando los conceptos claves de la solución de archivo de ODILO, para después centrar su intervención en los conceptos relacionados con la propuesta de archivo integral en relación a la actividad científica y a las universidades. 

Los conceptos previos, claves para comprender la solución de ODILO y lo que aporta al sector, se trataron en las mismas jornadas un año antes. Pero podrían resumirse en los siguientes puntos:

  • A pesar de que aparezcan nuevos soportes y de la complejidad que esto supone para la perdurabilidad, debemos garantizar que los procedimientos archivísticos siguen cumpliéndose.
  • El documento digital mejora la transferencia de documentación ya que está obligado a cumplir unas normas de interoperabilidad. 
  • Es necesario añadir una serie de metadatos a los documentos para facilitar la gestión documental. 
  • El archivo electrónico único no soluciona todos los problemas del archivo, necesita atender a otras necesidades adicionales.
  • La tradición archivística no debe ser sustituida, pero si ampliada con nuevas funciones.
  • El aislamiento y las especificidades de algunos archivos no ayudan a la implantación de sistemas tecnológicos.
  • ODILO plantea un portal de archivo acorde a los nuevos tiempos, con posibilidad de acceso público y controlado.

En resumen, ODILO propone un modelo de archivo integral: físico, electrónico, preservación digital, difusión, y acceso controlado a la documentación. Esta propuesta de archivo, que ya se había presentado en las Jornadas de 2018, se complementa y actualiza con una serie de propuestas dirigidas a los archivos universitarios. Pero para ello hay entender la casuística especifica que afecta (o debería afectar) a este tipo de archivos:

  • Producción científica, datos, investigaciones… Suele realizarse de forma independiente y sin una metodología de gestión documental.
  • La producción científica tiende a almacenarse y “conservarse” en repositorios institucionales. 
  • Necesidad de difundir la producción científica y conservarla a largo plazo para posibles actualizaciones o futuras líneas de investigación.
  • Tendencia hacia la producción en acceso abierto. 

Para que toda esta producción científica pueda volver a utilizarse y consultarse a largo plazo, es necesario que los archivos universitarios y los propios investigadores consideren la gestión de esta documentación, tanto de la producción de resultados, como de la generación de datos sobre la investigación científica. Los repositorios institucionales no están diseñados para aplicar un sistema OAIS por lo que no son las herramientas destinadas a ello.

Para ello desde ODILO proponemos un sistema integral de archivo y preservación que da respuesta a las necesidades tradicionales relacionadas con el archivo, como las de gestión de la documentación administrativa electrónica y en papel, de la documentación patrimonial, etc. y que, al mismo tiempo, permite la gestión de documentación procedente de repositorios institucionales y de otras fuentes de producción científica. Este sistema que garantiza la preservación es 100% OAIS, y está certificado en el cumplimiento del estándar ISO 14721. Además, cuenta con cuatro elementos que complementan el servicio de ODILO Preserver:

  • Asesoramiento en la definición de un plan de preservación.
  • Plataforma tecnológica que permite el ingreso de los paquetes de información y los transforma en elementos compatibles con el modelo OAIS.
  • Almacenamiento cloud o local.
  • Servicio continuado de identificación de riesgos y ejecución de acciones que aseguren la preservación. 

Todo este entorno se encuentra certificado por diferentes normas ISO que garantizan el tratamiento y posterior conservación de la documentación almacenada en los sistemas de Archivo de ODILO.

Puede consultar el texto completo de la publicación aquí.

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