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El archivo electrónico como servicio al ciudadano

El archivo debe ser un servicio para el ciudadano

El Webinar de ODILO “El archivo como centro de difusión de la Red” generó discusión sobre la necesidad de un cambio de perspectiva sobre las formas de acceso a los archivos

ODILO busca convertir el archivo en un punto de difusión de la documentación patrimonial y, al mismo tiempo, en una plataforma de acceso controlado a la documentación administrativa que afecta al ciudadano.

Durante el webinar “El archivo como centro de difusión de la red”, ese fue el tema central planteado por los panelistas Francisco José Valentín, Director del Área de Archivos y Preservación Digital de ODILO y María José Baños, Técnica de Configuración de Archivo de ODILO.

La perspectiva del archivo ha cambiado: el nuevo modelo integral se orienta a la difusión del contenido y ofrece acceso controlado a los documentos en tiempo real. En la actualidad, para obtener documentación patrimonial, ya no debería ser necesario desplazarse a la sede del archivo ni realizar trámites presenciales. Los ciudadanos deberían tener la posibilidad de encontrar los documentos que necesitan desde la comodidad de sus casas, oficinas o cualquier otro sitio. En el ámbito de la administración electrónica, esto es una exigencia legal derivada de la regulación de las leyes 39/2015 y 40/2015.

Para mantenerse alineados con esta nueva perspectiva, ODILO ofrece un portal de archivo avanzado, orientado a la documentación y a crear un espacio de consulta para el ciudadano con el objetivo de que pueda acceder a los documentos que le competen desde cualquier momento y lugar. Todo con las máximas garantías de seguridad.  

  • Documentación en acceso abierto. La nueva plataforma de Odilo ofrece un acceso visual y atractivo a la documentación pública (documentación histórica, colecciones especiales, etc.), manteniendo la estructura lógica propia del archivo y permitiendo su consulta de forma rápida y sencilla.
  • Acceso controlado. El acceso controlado desde el nuevo portal permite que los usuarios internos de la organización cuenten con un espacio propio para el acceso a la documentación, para la que el archivo les haya asignado permisos de consulta. También está diseñado para que los ciudadanos puedan acceder a su documentación.

Mejoras para la experiencia del archivero

La gestión realizada por las personas que administran el archivo también se ve simplificada con las soluciones de ODILO. El archivero tiene la posibilidad de configurar, desde la propia aplicación, lo que se puede ver y lo que no. Tiene la posibilidad de otorgar distintos accesos según el tipo de usuario. Todo esto se hace de manera muy intuitiva en la plataforma.

Por otro lado, el sistema tiene la facilidad de clasificar y filtrar documentación, diferentes formatos de documentación administrativa e histórica, archivos de vídeo, de audio, fotografías, etc. de cualquier institución pública o privada.

Para el archivero, es posible predefinir las búsquedas, guardarlas y cargar luego todas las fichas que coincidan con esa búsqueda y los criterios definidos.

Por otro lado, la plataforma cuenta con la posibilidad de crear un repositorio OAI-PMH que permite la recolección de las descripciones por Hispana y Europeana. De esta forma, la documentación pública llega a más personas y se democratiza la información a nivel nacional e internacional.

Las soluciones de ODILO se orientan a facilitar la vida de los usuarios finales y de los archiveros.

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Said Sadaoui de ODILO

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