Finalmente, entre el 26 y el 28 de mayo tuvieron lugar las XXI Jornadas de Archivos Municipales de Madrid «Documentos esenciales en tiempos de crisis. Celebración virtual desde la nube de Chinchón». En este interesante evento, tuvimos la oportunidad de participar como patrocinadores, ponentes y, además, pudimos mostrar a los ojos del público nuestro producto.

Las jornadas duraron tres días, en los que se habló de documentos esenciales, sus definiciones y sus procesos de digitalización, abarcando también aspectos dentro de la preservación digital y las funciones del archivero. 

Francisco José Valentín Ruiz, director del Área de Archivos y Presentación Digital de ODILO, presentó una ponencia titulada «El archivo invisible o la plena integración del archivo como marca institucional» en la sesión del viernes 28 de mayo. En esta ponencia se presentó un proyecto de futuro para los archivos, que deben ser transversales para sus instituciones, donde debe ocupar su papel en 5 espacios:

• Gestión documental
• Reutilización de datos y transparencia
• Difusión
• Acceso transparente y controlado
• Preservación digital

Es importante contar con una solución integral que permita gestionar las necesidades de preservación y archivo independientemente de  soportes y formatos, físicos, digitales, documentación de la eAdministración, digitalizaciones…, a través de un único punto de gestión y consulta donde los documentos pueden ser integrados, validados, preservados y difundidos mediante un sistema SaaS. Pero F. J. Valentín hizo hincapié en que, para lograr todo esto, la tecnología debe ir acompañada  por una serie de servicios que realmente pongan en valor la solución tecnológica de archivo aplicada. 

Además, nos hallamos en un contexto continuo de peligro donde los ciberataques están a la orden del día, siendo las administraciones blancos continuos, por tanto las soluciones tecnológicas por las que opte la Administración deben ser seguras y estar acreditadas. La solución presentada por César Asorey, Presales y Project Manager de ODILO, titulada: «Solución integral de archivo. Archivo físico, electrónico, preservación, difusión y acceso controlado», cuenta con todas las exigencias legales como el Archivo Electrónico Único (Ley 39/2015 y reciente Real decreto 203/2021) e incluye las certificaciones ISO pertinentes (ISO 22301 de continuidad del negocio; ISO 27001 de Seguridad de la Información; ISO 14721 de Preservación OAIS; ISO 27701 de protección de datos y cumplimiento del RGPD; ISO 27017 de Servicios cloud seguros e ISO 27018 de Protección de la información de identificación personal en entornos cloud), y es avalado por el Esquema Nacional de Seguridad y el Esquema Nacional de Interoperabilidad. 

Estas jornadas concluyeron con una clausura donde se agradeció su participación a todos los asistentes, ponentes y patrocinadores.  deseando volver a repetir esta experiencia en una deseosa vuelta a la antigua realidad previa a la pandemia.