Dña. Pilar Gil, directora del archivo de la Universidad de Castilla la Mancha (UCLM) junto a D. Francisco José Valentín, director del Área de Archivos y Preservación Digital en ODILO, colaboran en la comunicación de «¡Es la preservación digital, estúpido!» una intervención presentada primero en el congreso CNADE celebrado el pasado mes de febrero y que ahora podemos consultar en forma de artículo publicado por la revista digital RUIDERAE.
El artículo, «¡Es la preservación digital, estúpido!» (título que no deja indiferente a nadie), reflexiona sobre la problemática actual y el futuro de los documentos electrónicos -digitales y digitalizados- que se conservan en los archivos y en otras instituciones que gestionan o conservan documentación. Los autores destacan tres aspectos de la archivística actual que se han convertido en algunos de los principales retos del sector.
En primer lugar, tratan las nuevas corrientes que se están aplicando en la archivística actual, especialmente en relación con la preservación digital. Mientras que, por un lado, parece que todo es nuevo y quizá un poco futurista, en realidad seguimos aplicando los antiguos métodos y procedimientos a la documentación digital. Intentamos adaptarlos, pero esto no siempre es suficiente ya que el soporte del documento ha cambiado.
Es necesario evitar la procrastinación
Además, la preservación digital a largo plazo ha sido percibida como un problema para los archivos, en el sentido de que no han sabido cómo hacer frente a una cuestión que afecta a un volumen cada vez mayor de documentación. Evaluar las características de estos documentos y analizar las necesidades de las organizaciones constituyen el punto de arranque a la solución de estos problemas. Es necesario aplicar medidas de preservación digital desde la creación del documento, evitando la procrastinación que venimos viendo (y sufriendo) durante los últimos años. Y también es necesario aplicar esas medidas sobre toda esa masa documental que no ha contado con medidas de preservación digital desde su creación.
A lo largo del artículo, los autores hablan del Open Archival Information System (OAIS), un modelo de archivo. Sin embargo este modelo no afecta únicamente a los archivos, si no que aplica una visión más amplia de la gestión de la información. Aún basándose en metodologías archivísticas, el modelo OAIS tiene un alcance mayor en cuanto a organizaciones afectadas, pero también en el tipo de documentación al que aplicarse.
Una lectura más que recomendada para expertos e interesados en el sector de la archivística y de preservación documental, así como para curiosos que quieran responder a la pregunta de «¿cómo es posible almacenar toda la información que generan las instituciones cada día?».