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Archivo electrónico único es AHORA

Es mucho el tiempo el que se le ha dedicado durante los últimos años al Archivo Electrónico Único; su concepto, futuro, riesgos y aplicación real, han estado en constante debate entre los diferentes profesionales de los archivos. Todavía existen varias incertidumbres al respecto, que habrá que despejar sobre la marcha, porque lo que es una realidad es que el Archivo Electrónico Único ya está aquí, y parece, que para quedarse.

Tras multitud de prórrogas y “reprórrogas”, el 2 de abril de 2021 era la fecha fijada, para que entrase en vigor (de forma completa) la Ley 39/2015, y para sorpresa (o no tanto) de todos, así ha sido. No eran pocos los rumores sobre una nueva prórroga, pero finalmente la Ley 39/2015 del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas ha entrado en vigor en su totalidad. 

Tras haber procrastinado una y otra vez la aplicación del Archivo electrónico único, se vuelve esencial para la mayoría de las instituciones públicas de nuestro país, ahora obligadas a cumplir con el tantas veces comentado artículo 17.1: «Cada Administración deberá mantener un archivo electrónico único de los documentos electrónicos que correspondan a procedimientos finalizados, en los términos establecidos en la normativa reguladora aplicable». Además, la conservación de estos documentos electrónicos «deben garantizar la autenticidad, integridad y conservación del documento» según establece el artículo 17.2 de la Ley mencionada. Por lo tanto, tal y como menciona Víctor Almonacid en su artículo esta legislación afecta a la documentación digital suponiendo la «desaparición (teórica) del papel en la Administración». Y bien, se trata de una «desaparición teórica» del papel porque, este término de “Archivo Electrónico Único”, no alude en ningún caso a la totalidad de la documentación contenida en los archivos, como pueden ser los documentos históricos, o las digitalizaciones de los mismos. 

Es trabajo de los profesionales de los archivos cumplir con la legalidad, pero también lidiar con este proceso de cambio. Las leyes nos obligan al archivo electrónico único, pero, aunque no fuese así el cambio hacia los modelos digitales son una evidencia, por lo que en cualquier caso los archivos están obligados a adaptarse a esta nueva situación, y por qué no, a liderar este proceso de cambio. 

Se convierte en esencial contar con herramientas que nos ayuden en la gestión del cambio, y que permitan cumplir con la legalidad, no nos referimos únicamente al Archivo electrónico único sino a todo lo que conlleva: cumplimiento del ENS, ENI, NTI, requisitos del OAIS (ISO 14721), así como que se encuentre garantizado con normas internacionalmente reconocidas como lo son las ISO (familia de normas ISO 27000 de seguridad, ISO 22301 de continuidad del negocio digital, , ISO 17068 de repositorio de tercero de confianza para documentos electrónicos…). Contar con la solución de archivo integral de ODILO puede ayudarte a gestionar el cambio.

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