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Los retos de los archivos en Latinoamérica: el caso de México

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Durante los últimos años el Legislativo mexicano y los de otros países de Latinoamérica han desarrollado una importante labor normativa en torno a la transparencia administrativa, a una gestión documental eficiente y a una mejor organización de los archivos. Esta actividad establece potentes mecanismos para la lucha contra la corrupción y tiene como principal característica el poner el foco sobre la importancia de los documentos.

La documentación es el reflejo de la actividad administrativa. En los documentos quedan plasmados derechos y obligaciones de la administración y los ciudadanos y también las irregularidades que puedan cometer los servidores públicos. De ahí la importancia de la organización de los documentos durante todo su ciclo de vida, desde su creación hasta el archivo.

En palabras de Mercedes de Vega, directora del Archivo General de la Nación (México) en una entrevista publicada en Milenio: «Cuando se actúa mal, en donde queda documentada una acción incorrecta de un servidor público es precisamente en los archivos; lo primero que hace un auditor cuando llega a una dependencia es pedir los expedientes, los documentos; […] son [los documentos y expedientes] instrumento fundamental para la rendición de cuentas”» (Ver noticia: «Desorden de archivos obstruye transparencia»).

La Ley General de Archivos mexicana que traerá como novedad este 2018 viene a suplir una carencia que imposibilitaba el acceso, difusión y, en consecuencia, la transparencia. Esta Ley está en línea con la tendencia archivística internacional: hacia la construcción de un modelo integral de archivos que actúa sobre las políticas de gestión documental, que se orienta hacia la administración electrónica y que ordena la actividad documental.

Lo que se espera de los archivos del futuro está claro: conservar los documentos en papel, preservar la documentación creada en soportes digitales, asegurar la integridad de los documentos independientemente de su formato, permitir su localización eficiente y tener capacidad de difusión cuando las características de los documentos así lo exijan o permitan.

Sin embargo, uno de los principales retos a los que se enfrentan los archivos en la consecución de los anteriores objetivos y en la implantación de modelos archivísticos integrales y modernos es el de la escasez de recursos económicos y materiales. Ante esta coyuntura, la única respuesta viable es la de contar con apoyo externo para desarrollar de una forma eficiente y tecnológicamente avanzada los sistemas institucionales de archivo que cada sujeto obligado debe desarrollar.

Odilo, que se encuentra en pleno proceso de expansión en Latinoamérica, tiene la experiencia de saber compaginar la tradición archivística basada en la gestión y difusión de la documentación en papel con las exigencias más avanzadas de la administración electrónica y la preservación digital. Además, la apuesta de Odilo no se basa exclusivamente en un modelo tecnológico, sino que incluye un acompañamiento personalizado de un equipo de consultores expertos en archivística.

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