Una gestión adecuada de los documentos y de la información generada y custodiada por entidades públicas y privadas está intrínsecamente vinculada con el cumplimiento de sus objetivos y con un funcionamiento eficiente de estas organizaciones. Hasta ese punto es importante la gestión documental.

Por un lado, la norma ISO 15489 es el estándar que fija las bases de los sistemas de gestión de documentos. Va más allá de verificar que la documentación se crea, se gestiona y se hace accesible en base a unos criterios determinados. El objetivo es el de asegurar que el modelo apoya a la organización (pública o privada) en la «consecución de sus fines, misión, estrategia y metas» y es capaz de promover «el desarrollo y la implementación de una política y objetivos de gestión documental y facilita información sobre la medición y supervisión de sus resultados».

Además, es posible certificar el modelo de gestión documental a través del conjunto de normas ISO 30300 «Sistemas de gestión para los documentos». Es decir, la gestión documental es certificable con las ISO 30300, del mismo modo que la calidad lo es a través de la ISO 9001, o el compromiso medioambiental mediante la ISO 14001.

Un modelo de gestión documental de acuerdo con la ISO 15489 y familia ISO 30300

Es de sobra conocido que la construcción de sistemas de gestión documental es una disciplina que inició su andadura en los años 80 del siglo XX y que se ha materializado definitivamente con la publicación de la norma ISO 15489 y posteriormente con el conjunto de normas ISO 30300 que dan sustento y permiten acreditar que el sistema construido es acorde a las directrices definidas por ISO.

En línea con esta disciplina ya asentada, la legislación y normativa administrativa españolas han definido un modelo de gestión acorde con esta estructura conceptual en materia de gestión documental. Esto es lógico, no es que la normativa española sobre administración electrónica «reinvente» la gestión documental, es que utiliza sus preceptos para que las entidades del sector público sean más eficientes en la gestión de su información.

Esto se hace especialmente patente en la Norma Técnica de Interoperabilidad de política de gestión de documentos electrónicos (https://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2012-10048). En este modelo de política se recogen los principios básicos que deben guiar todo sistema de gestión documental acorde con la normativa internacional ISO. Sobra decir que para la implementación de un sistema de gestión documental es insuficiente con la definición de una política de gestión (además orientada exclusivamente al documento electrónico definido en la Ley 39/2015), sino que es necesario llevar a la práctica y materializarla dentro de la organización.

De modo que, si seguimos los preceptos de esta Norma Técnica de Interoperabilidad (que, como hemos indicado, se basa en los preceptos de la normativa ISO), podemos analizar brevemente los elementos principales que conforman un sistema de gestión documental:

• Definición del alcance y ámbito de aplicación. Esta cuestión es fundamental para fijar los objetivos de la gestión documental y el ámbito institucional al que afecta.
• Roles de los perfiles implicados: responsables y responsabilidades. Los sistemas de gestión documental de la ISO 15489 y de la familia ISO 30300 son sistemas de responsabilidad compartida en los que es fundamental identificar a los diferentes actores porque su actividad debe ser auditada periódicamente, contando con tablas de control y acceso a la información. Además, la correcta estructuración de la información y la documentación corporativas depende de su acción.
• Programas de tratamiento de documentos electrónicos. Se refiere al software utilizado en la gestión de la información y de los documentos electrónicos (records en su acepción anglosajona). Como puede apreciarse, el software como tal es un elemento más del sistema de gestión documental pero no el todo.
• Procesos de gestión de documentos electrónicos. Son una de las claves del modelo ya que asociando los procesos estratégicos de las organizaciones a los procesos de gestión de los documentos es posible definir claramente los flujos de información y, a partir de ahí, estudiar posibilidades para automatizarlos y trasladarlos correctamente a las herramientas de gestión documental. Además, con este trabajo de análisis es posible determinar el ciclo de vida de los documentos, el tiempo que estos deben ser conservados, etc. Todo ello de manera previa a la propia generación de los documentos. La vida del propio documento se delimita de manera previa a su generación.
• Asignación de metadatos. En los contextos electrónicos la gestión de metadatos es fundamental para asegurar la integridad, autenticidad, disponibilidad y accesibilidad de los documentos electrónicos. Los metadatos complementan al documento electrónico y son parte intrínseca de él.
• Documentación. El sistema de gestión documental debe además contar con herramientas y protocolos documentados. De modo que se añade una actividad conceptual que va más allá de la tecnología.
• Formación y gestión del cambio. Es imprescindible en las organizaciones de cara a asegurar que los actores involucrados (identificados en los puntos anteriores) cumplen los procedimientos de gestión documental y los hacen suyos.
• Supervisión y auditoría. Orientada a asegurar el cumplimiento de los preceptos del sistema de gestión documental implantado en la organización. Estas actividades deben ser periódicas y son indefinidas en el tiempo.

Actualización. Los sistemas de gestión documental no pueden permanecer estáticos en el tiempo, sino que deben ser adaptados a las nuevas realidades y necesidades de la organización. Por lo común, se establecen periodos de revisión anual del sistema.