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Actualmente, existe una creciente preocupación de que los documentos tanto en soporte papel como en soporte electrónico queden obsoletos, perdiendo su usabilidad en el futuro. La información en soporte electrónico, al igual que la documentación en soporte en papel, es frágil; puede ser dañada o alterada, ya sea intencionadamente o no. Acciones como la conversión de formato, la migración a soportes más estables, la implementación de nuevos softwares, la emulación de softwares obsoletos o las actualizaciones periódicas del hardware pueden ayudar a la superación de estos desafíos.
En todos estos procesos, los metadatos cobran especial relevancia, ya que permiten contextualizar la documentación en el futuro, garantizando así su preservación a largo plazo.
¿Qué son los metadatos?
Los metadatos son información estructurada que describe, explica, localiza, o hace más fácil de recuperar, utilizar o manejar una fuente de información. La definición genérica de «metadato», según el Esquema Nacional de Interoperabilidad (Real Decreto 4/2010), es “dato que define y describe otros datos». Aunque también lo define como “información estructurada o semiestructurada que hace posible la creación, gestión y uso de documentos a lo largo del tiempo en el contexto de su creación. Los metadatos de gestión de documentos sirven para identificar, autenticar y contextualizar documentos, y del mismo modo a las personas, los procesos y los sistemas que los crean, gestionan, mantienen y utilizan”.
En el ámbito de la gestión documental y archivística, los metadatos se usan como parte de un esquema formal de descripción, lo que normalmente conocemos como normas de descripción archivísticas, esquemas de metadatos o estándares de metadatos. A grandes rasgos, podemos diferenciar tres tipos de metadatos:
- Los metadatos descriptivos que nos permiten el descubrimiento y la identificación. Incluyen elementos como nombre, autor, resumen y palabras clave.
- Los metadatos estructurales indican cómo se colocan los documentos compuestos juntos. Ejemplo de ello sería cómo los documentos están ordenados para conformar un expediente.
- Los metadatos administrativos proporcionan información para ayudar a gestionar un documento, cuándo y cómo fue creado, su archivo y otros aspectos de tipo técnico y quién puede tener acceso.
Generalmente, los metadatos se suelen almacenar dentro del objeto digital o pueden ir en un fichero asociado al objeto digital, pero siempre hay que hacerlo de acuerdo a estándares establecidos para que sea verdaderamente útil. Esto garantiza que los metadatos no se pierdan, evita problemas de la vinculación entre los datos y los metadatos y ayuda a garantizar que éstos y el documento se actualicen juntos.
Los metadatos, facilitan la interoperabilidad y la integración de estos recursos, así como garantizar la identificación digital y la conservación de la documentación. La interoperabilidad es la capacidad de los sistemas de compartir datos y posibilitar el intercambio de información y conocimiento entre ellos. El uso de esquemas de metadatos definidos, compartir protocolos de transferencia y pasarelas entre esquemas nos van aproximando, sin duda, a encontrar la perfección en su funcionamiento y éxito en la obtención y el intercambio de información.
En definitiva, la característica más importante de los metadatos es contextualizar los documentos para poder asegurar la autenticidad y disponibilidad de los documentos a lo largo del tiempo, independientemente de que sean en soporte físico, analógico o digital; y posibilitar su gestión y comprensión. Los metadatos son claves para asegurar la gestión de los documentos durante todo su ciclo de vida, incluída su preservación. Sumado a otros procesos asociados, esto hace que sobrevivan a la obsolescencia y continúen siendo accesibles en el futuro.
¿Qué es un esquema de metadatos?
Desde el PAe, se define ‘esquema de metadatos’ como “instrumento que define la incorporación y gestión de los metadatos de contenido, contexto y estructura de los documentos electrónicos a lo largo de su ciclo de vida”. O lo que es lo mismo, son un conjunto de elementos diseñados para un fin específico, como puede ser la descripción de un expediente o unidad documental compuesta, un documento o unidad documental simple. Según nuestra compañera María José Baños, al agruparse un conjunto de metadatos para un fin concreto, hablamos de esquemas de metadatos, es decir, preacuerdos que aportan información sobre un recurso tipo mediante la definición de una serie de propiedades específicas. En definitiva, los esquemas de metadatos en general, especifican los nombres de los elementos que incorporan y su significado, también conocido como el modelo de datos o listado de datos.
En el caso del esquema e-EMGDE, por ejemplo, se establece:
- El modelo conceptual en el que se apoya el modelo de metadatos, sus propiedades y su lógica subyacente.
- La descripción de cada uno de los elementos y sub-elementos de metadatos, a través de la descripción de cada una de sus características: definición, propósito, obligatoriedad, etc.
- Los esquemas de valores necesarios para cumplimentar los valores de los elementos de metadatos pertinentes.
- Las referencias a las normas utilizadas como base, así como a otras normas de posible utilidad.
Nueva versión del e-EMGDE
Acorde a todo esto, el pasado mes de diciembre se publicó, finalmente y tras ocho años, la versión 3 del Esquema de Metadatos para la Gestión del Documento Electrónico (e-EMGDE). Esta versión, incluye mejoras de la compatibilidad entre el entorno multi-entidad y el entorno mono-entidad, eliminando la confusión entre documento y la entidad del documento. Asimismo, se actualiza el marco normativo, en particular el relacionado con la protección de datos y con el Esquema Nacional de Seguridad (ENS). También se añaden nuevos metadatos, elementos y sub-elementos, a la vez que se normalizan para mejorar su recogida. Por último, se ha actualizado el cotejo con los esquemas australiano y americano.
Todo esto se suma al Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI) y que establece las Normas Técnicas de Interoperabilidad (NTI) que son de obligado cumplimiento por las Administraciones Públicas y que desarrollan aspectos concretos de la interoperabilidad entre ellas mismas, así como con los ciudadanos.
Desde ODILO estamos al día con el cumplimiento tanto del ENI como del ENS. Es por ello que ya se ha revisado y adaptado nuestra solución de archivo a esta nueva versión. Nuestro objetivo es estar completamente alineados con las mejoras que van saliendo y tener disponibles los nuevos metadatos lo antes posible.