El Archivo Municipal de Cartagena busca preservar el patrimonio bibliográfico que gestiona y difundirlo oportunamente a los usuarios, como un servicio a la ciudadanía.

Así lo expuso el archivero Rafael Belda González en la ponencia “El patrimonio bibliográfico del Archivo Municipal de Cartagena: un caso práctico de difusión y preservación”, durante las II Jornadas de Gestión del Patrimonio Bibliográfico que se llevaron a cabo en Santiago de Compostela los pasados 6 y 7 de junio.

El municipio de Cartagena ha decidido apostar, por el uso de las soluciones de archivo y preservación digital que ofrece ODILO, consciente de la importancia que tiene la preservación digital de los archivos informáticos, tras la digitalización del patrimonio bibliográfico.

Además, Rafael enfatizó durante su ponencia en la importancia de difundir el patrimonio bibliográfico de manera oportuna, presentando la información de forma clara y amigable con el usuario.

El Archivo Municipal de Cartagena, con el apoyo tecnológico de las soluciones de archivo y preservación de ODILO, busca convertirse en un punto de difusión de la documentación patrimonial y, al mismo tiempo, en una plataforma de acceso controlado a la documentación administrativa que afecta al ciudadano.

El proyecto integral en el que trabajan, aúna la digitalización del fondo histórico de la biblioteca auxiliar, su descripción, su preservación digital, y su difusión a través de un portal web.

Con esta nueva forma de trabajo, se persigue que los ficheros se encuentren localizables, disponibles y accesibles de forma permanente. Es decir, de lo que se trata es de hacer frente a los retos que se plantean en el uso a largo plazo de estos objetos digitales.

El proyecto, en constante evolución, implica una serie de actividades como el análisis y la actualización de los formatos de ficheros electrónicos disponibles, las acciones periódicas de vigilancia tecnológica, la realización de copias de seguridad en lugares geográficamente distanciados, etc.

Los servicios de ODILO han sido claves para la implantación de los procesos de preservación en los que trabaja el Archivo Municipal de Cartagena.

Estos servicios son integrales, por lo que se ha trabajado con los archiveros del municipio desde el inicio del proyecto en etapas como; elaborar un plan de preservación personalizado, trasladar este plan de preservación a las herramientas tecnológicas ODILO A3W-AE y ODILO Preserver y aplicar este modelo conceptual y tecnológico a los fondos bibliográficos del Archivo.

En cuanto a la difusión, el portal web no se reduce a la puesta a disposición de los ficheros en formato PDF. Se trata de un entorno amigable, con múltiples opciones de búsqueda y de visualización de los resultados, incluida su información descriptiva de preservación, lo que facilita un mejor aprovechamiento de esta fuente para la obtención de información histórica, local, y regional.

La biblioteca auxiliar del Archivo Municipal de Cartagena está especializada en temas locales y regionales. Cuenta entre sus fondos con una considerable colección de libros antiguos de gran calidad y valor patrimonial. Se trata sobre todo de obras datadas entre los siglos XVII y XVIII, pero destaca el Breviario o Misal Cartaginense de 1535. 

Preservación y modelo OAIS

El sistema de archivo y preservación digital del Ayuntamiento de Cartagena se encuentra sustentado sobre el modelo de «sistema de información de archivo abierto» (Open Archival Information System – OAIS) de la norma ISO 14721.

El modelo OAIS tiene por objeto la preservación de un conjunto de objetos digitales para asegurar que se encuentran accesibles a una comunidad de usuarios (comunidades específicas o designadas) a lo largo del tiempo.

El OAIS no es un modelo nuevo, sin embargo; es un estándar que ya ha sido implantado en las instituciones que presentan más avance en el ámbito de la preservación digital, como las bibliotecas nacionales de Australia, Gran Bretaña, Holanda y Suecia.