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A vueltas con el archivo electrónico único

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El Archivo Electrónico Único como concepto lleva desde 2015 dando mucho de qué hablar, la comunidad archivística no termina de ponerse de acuerdo en cuanto a su aplicación, entre otras cosas, porque la propia definición deja muchos frentes del archivo sin afrontar. 

El propio término de «Archivo Electrónico Único» nos da la idea de un archivo único; pero, ¿único para quién?, ¿para la institución?, ¿para la administración?, ¿para el usuario final?, ¿cómo se combina el archivo electrónico único con el esquema de fases archivísticas y el ciclo vital del documento? 

Si nos remitimos a la legislación, la definición de Archivo Electrónico Único sólo hace referencia explícita a los expedientes administrativos finalizados. El artículo 17 de la ley 39/2015, por tanto, ya nos aleja de esa idea de “único” que podríamos tener de antemano. 

«1. Cada Administración deberá mantener un archivo electrónico único de los documentos electrónicos que correspondan a procedimientos finalizados (…)

2. Los documentos electrónicos deberán conservarse en un formato que permita garantizar la autenticidad, integridad y conservación del documento, así como su consulta (…)

3. Los medios o soportes en que se almacenen documentos, deberán contar con medidas de seguridad, de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad, (…) En particular, asegurarán la identificación de los usuarios y el control de accesos, (…)».

¿Qué ocurre entonces con los expedientes no finalizados?, ¿qué sucede con la documentación digitalizada que no forma parte de un expediente propiamente dicho?, ¿qué pasa con la documentación que se conserva en papel?

Está claro que son los propios archiveros los que, desde un conocimiento global de las instituciones que regentan y abogando por una aplicación lógica de la legislación, deben ir más allá de la propia normativa: trabajando de forma global e integral con los fondos de sus archivos, dando una respuesta satisfactoria a la legislación, pero también al resto de necesidades que se plantean.

Se hace imposible cumplir con la legislación y mantener un servicio coherente y acorde a las necesidades actuales de los archivos, que van mucho más allá de la propia gestión de los archivos electrónicos. 

Los archiveros deben dar cabida a documentación en todo tipo de soportes y formatos, asegurar su integridad y permanencia a largo plazo, garantizar su acceso controlado a diferentes perfiles, pero también cumplir con las necesidades de difusión cada vez más demandadas. 

Se convierte por tanto en imprescindible contar con una solución integral que responda a todas las necesidades de los archivos de forma completa, integral y transversal.

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