La última década ha resultado ser algo “caótica”, en cuanto a normativa sobre documentación. Desde la implementación de las leyes 39/2015 y 40/2015, hasta la implementación del RD 203/2021, sin hablar de otras normas creadas durante estos años, la administración en temas de gestión de documentos, se ha visto hundida en un mar de cambios, con más peso en las nuevas tecnologías de la información, dificultando enormemente el trabajo de los archivos. Ante esta situación, nace una nueva herramienta o enfoque para abordar todo esto.
El “Data Governance” o “Gobierno del dato”, se encarga de la gestión de la disponibilidad, calidad y seguridad, de todos los datos creados dentro de una institución, durante todo el ciclo de vida del documento, todo ello basado en estándares y políticas internas de control de su uso. Es un garante de fiabilidad, coherencia y buen uso, siendo cada vez más común, el análisis de esta información para ayudar en la optimización y toma de decisiones.Este nuevo enfoque, ayuda a dar el paso al archivo electrónico y la aplicación de las nuevas normativas en base a esto, se hace de manera más eficaz y rápida, poniendo de manifiesto lo que realmente importa dentro de un sistema de gestión de la información, el dato.
Sin embargo, es mucho más sencillo decirlo que hacerlo. Muchos de los modelos de gobierno del dato, se crean y aplican en organizaciones privadas, con objetivos enfocados en la generación de beneficios derivados para la empresa. En el sector público, por otra parte, los objetivos van más encaminados a establecer un eje que guíe estratégicamente tanto la gestión de la información, como la administración digital de la propia institución.
Para ello, es necesario elaborar un protocolo, que permita crear políticas de actuación y que defina los roles previos a la aplicación. Una vez establecido todo ello, la institución debe adaptarse a una metodología, que como se mencionó anteriormente, en su mayoría están enfocadas al sector privado, pero que son perfectamente aplicables a instituciones públicas. Es esencial, que el portal utilizado como herramienta de gobierno del dato, sea único y permita la interoperabilidad de la información. En este aspecto, se buscan sistemas informáticos de calidad, con glosarios informáticos completos y que no se limiten solo a las búsquedas, sino que permitan consultar otro tipo de información referente al uso de la documentación (gráficas, permisos de acceso, enlaces a procesos involucrados, etc.).
Por último, nunca hay que perder de vista la seguridad de los datos, siendo esencial que la herramienta seleccionada, incorpore una buena política de protección de datos. La utilización de sistemas de permisos y la forma de almacenaje de la información mediante la herramienta, son fundamentales para mantener la documentación asegurada y ordenada, sin miedo a posibles ciberataques o fugas de información. Por ello, es conveniente no perder de vista servicios derivados de la aplicación, como los softwares basados en la nube u otros que cumplan con la normativa europea RGPD y con la nacional LOPDGDD.
La administración electrónica está a la orden del día y pese a que ya llevamos un par de décadas utilizando el formato digital, muchas veces no se está a la par con los constantes avances. Por ello, nunca está de más tener en cuenta los nuevos sistemas de gestión de la información, como los sistemas guiados por el Gobierno del Dato. Este sistema aplicable tanto al ámbito privado, como al público, ha llegado para facilitar la integración de estos avances a cualquier organización y mejorando la seguridad y la conservación documental.