Por una parte se encuentran los documentos resultado de una tramitación administrativa íntegramente digital y que formarán parte del patrimonio documental en el futuro. Por otra parte, los documentos patrimoniales digitales.
Preservar esos objetos digitales de diferentes naturalezas, no es únicamente almacenarlos, sin más, en un repositorio. Asegurar la conservación a largo plazo implica superar diferentes retos tecnológicos, de gestión, organizativos, etc., que requieren la definición de un plan de preservación.
Estándares de preservación
Existen diferentes estándares para definir los requisitos que son necesarios para la conservación a largo plazo de un objeto digital.
El que tiene una mayor aceptación internacional es OAIS, de la norma ISO 14721, que además es el estándar en el que están certificadas las soluciones de archivo y preservación de ODILO.
Open Archival Information System (OAIS) establece que cada objeto digital o agrupación de objetos (foto, documento electrónico, imagen, vídeo…) debe acompañarse de un conjunto de elementos entre los que se encuentran metadatos descriptivos e información contextual, que aseguran su conservación. También define una serie de medidas de control de los riesgos que pueden afectar a la conservación a largo plazo de los objetos digitales.
En relación con OAIS, durante los últimos años se ha desarrollado la iniciativa europea «E-ARK Project» que, entre otras cuestiones, definió modelos para la estructuración de la documentación en «paquetes de información» conformes con OAIS. Posteriormente, el proyecto ha sido continuado por «Digital Information LifeCycle Interoperability Standards Board», que ha venido manteniendo los estándares, y por una nueva iniciativa europea «eArchiving» que pretende dar un nuevo impulso al proyecto.
En todo este contexto en el que se entremezclan los archivos, la conservación del patrimonio documental, el modelo OAIS-ISO 14721 y las in iciativas europeas se enmarcó el congreso «eARCHIVING BUILDING BLOCK: ¿Cómo aplicar las herramientas de la Unión Europea en el modelo español de administración electrónica y archivo electrónico?».
Este evento, patrocinado por ODILO, y que contó con la participación de especialistas internacionales de primer nivel, ayudó a poner en común sus experiencias en materia de archivo y preservación.
Pedro Cabrera, archivero del Ayuntamiento de Tinajo (Lanzarote), y Pilar Gil, Directora del Archivo de la Universidad de Castilla-La Mancha, ambos con soluciones de archivo de ODILO en sus respectivas instituciones, participaron como expertos en dos de las mesas redondas del congreso. Ellos aportaron la visión de la realidad española de la administración electrónica y el archivo que han llevado a la práctica en sus instituciones.