Quizá la función más olvidada en los archivos sea la de la difusión. Tradicionalmente los archivos, casi siempre con los medios justos para llevar a cabo sus funciones, se han centrado en lo más importante, o en lo que han entendido como tal, reunir, conservar y organizar los fondos que custodian. La difusión ha quedado en un segundo plano, cuando es justo eso, el poder contar con esa visibilidad social que una buena difusión puede dar, lo que podría hacer que los archivos pasasen a un primer plano en nuestra sociedad, contasen con mayor visibilidad y por consiguiente, con una mayor cantidad de fondos. Al fin y al cabo, es habitual que en las administraciones públicas los proyectos con mayor visibilidad entre la ciudadanía se lleven la mayor cantidad de fondos. 

Desde la irrupción de Internet en nuestra sociedad, los smartphones, la conexión y el acceso a la información permanentes en los que vivimos, la tarea de divulgación se ha facilitado enormemente para cualquier institución, al menos centrándonos en una difusión en abierto, por ejemplo a través de las redes sociales. ¿Pero es esto suficiente para las instituciones garantes de nuestra memoria? ¿Deben ser los archiveros creadores de contenido para Internet? ¿Deben convertirse en influencers? Probablemente en el punto medio esté la respuesta. 

Por supuesto los archivos deben ofrecer sus fondos de forma atractiva, llamativa, aprovechando el mejor marketing posible para hacerlo. Pero no podemos caer en la difusión más banal y carente de contenido realmente interesante al que estamos acostumbrados en las redes sociales. Ofrecer un contenido de calidad, perfectamente documentado y que dé respuesta a las exigencias, no solo de los usuarios (habituales) del archivo, si no de toda la ciudadanía, es lo que realmente marcará la diferencia. Además, los archivos para dar un correcto servicio de difusión, no pueden dejar de lado que en la mayoría de los casos no todos sus fondos pueden ser difundidos a abierto, y que deberán contar con herramientas potentes que garanticen la seguridad de la información, sin que esto suponga un impedimento para que aquellos usuarios con potestad para visualizar determinado contenido puedan hacerlo.

Es por todo ello que contar con una potente herramienta de difusión, que permita ofrecer contenido en abierto pero también de forma controlada, es la clave. Contar con un portal visualmente atractivo en el que sea posible mostrar la información más pertinente en un primer vistazo, los objetos digitales por ejemplo; pero que también permita incorporar y visualizar toda la información complementaria que contextualiza y da sentido a cada uno de estos elementos de la institución. Tampoco debemos perder de vista la posibilidad de relacionar los objetos (recursos, fondos…) entre ellos, logrando navegar en una estructura de niveles de forma sencilla, pudiendo hacer ver al usuario la dependencia y relación entre los recursos.

Los archivos, cada vez más, cuentan con fondos en diferentes formatos, más allá de los tradicionales  legajos en papel, encontramos cintas de video, cassettes, fotografías, etc., muchos de ellos migrados a un formato digital (con el coste y esfuerzo que esto supone); pero también documentos ya nacidos en la era digital, videoactas, expedientes electrónicos, ficheros de audio… Por todo ello es importante contar con visores adaptados a cada tipo de formato, que vayan más allá de la mera reproducción. Funcionalidades como la adaptación de contrastes, ampliar o alejar la imagen, cambiar la tonalidad… permiten en muchas ocasiones clarificar su visualización y por tanto su entendimiento.

Estos portales de difusión, que, como ya hemos explicado, ofrecen funcionalidades que van mucho más allá de las que pueden ofrecer las redes sociales, pueden sin duda completarse con ellas. La combinación de ambas herramientas ofrece a los archiveros un espectro de posibilidades aún mayor, pudiendo utilizar las redes sociales como escaparate en el que enlazar y difundir los elementos volcados en su portal de difusión.

Como hemos explicado, las herramientas de difusión existen y están a disposición de los profesionales de los archivos. Quizá, contar con una potente herramienta de difusión, es el escaparate que falta para que todo el trabajo que lleva a cabo el archivo gane visibilidad tanto dentro como fuera de la institución. Un último empujón para llevar al archivo al lugar que se merece.