Categorías:
Los archivos son ese ente desconocido para la sociedad, en el mejor de los casos tenemos noticia de su existencia, pero solemos tener una imagen oscura de ellos.
Comúnmente vemos los archivos como una institución alejada de la actualidad, y restringida únicamente al interés de unos pocos investigadores. Los archivos son esos lugares en los que se acumulan los papeles viejos, «los que ya no sirven», pero que unos pocos románticos de la historia anhelan conservar. Pero olvidamos, quiero pensar que por desconocimiento, la importancia de estas instituciones; pero sobre todo olvidamos, que sin saberlo estamos rodeados de archivos en nuestro día a día.
Y es que en todas nuestras casas existe un archivo personal, un álbum de fotos, una carpeta en la nube con las nóminas del trabajo, un archivador con la partida de nacimiento de nuestros hijos, los apuntes del curso online que estamos haciendo… sin quererlo, y en muchos casos por pura necesidad (y obligación legal) estamos creando archivos con documentos que estimamos valiosos en nuestras propias casas. Entonces ¿por qué tenemos esa visión de los archivos?
En la mayoría de los casos tenemos un desconocimiento casi absoluto de lo que significan los archivos. Tradicionalmente los archivos han realizado actividades de difusión muy reducidas en comparación con otras instituciones como pueden ser bibliotecas y museos. Si bien uno de los objetivos de un archivo es la difusión, esto no entra entre sus prioridades. Los archivos deben anteponer otras actividades a la de difusión.
La principal tarea que se lleva a cabo en los archivos es la de poder satisfacer las necesidades de las instituciones en las que se circunscriben. Los archiveros deben conocer el sistema de ordenación de sus archivos con el fin de poder dar una respuesta a una demanda de información o documentación. Normalmente esta petición de información viene formulada por la propia institución a la que pertenece el archivo, pero también puede dar servicio a los ciudadanos, aunque en menor medida.
Esta relación con el ciudadano se produce porque el archivo es la salvaguarda de sus derechos subjetivos: desde nuestra existencia legal (nacimiento), nuestras relaciones familiares (enlaces matrimoniales), el reconocimiento de nuestras posesiones materiales, hasta la garantía de nuestras prestaciones sociales. Pero también recogen nuestras obligaciones tributarias y con la Justicia.
Pero además, los archivos son los guardianes de la identidad y memoria de las instituciones, es decir, representan la actividad jurisdiccional y de la administración. Esta es una de las partes más importantes de nuestro Estado de Derecho y debemos asegurar su conservación.
Es por todo esto que el acceso a los archivos no puede ser universal, la cantidad de datos personales que se conservan en su interior son el principal impedimento para facilitar su difusión. Es necesario proteger la confidencialidad de determinados documentos, será el tiempo el que permita su acceso y posible difusión.
F.J. Valentín y M. García González