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Con la irrupción en nuestra sociedad de la administración electrónica, la digitalización del trabajo, y los documentos digitales; los profesionales de la información debemos adaptar nuestros puestos y formas de actuar, acomodándolos a los nuevos soportes en los que se almacena la información. Sin embargo, no sirve simplemente con aplicar lo que se lleva haciendo durante años con los documentos en papel, sino que debemos realmente reflexionar y conocer todas las posibilidades para asegurar la pervivencia de esta información en nuevos soportes.
Quizá el principal problema al que nos enfrentamos sea el tiempo, la velocidad a la que evolucionan los soportes que guardan toda la información que generamos. Es por esto que los profesionales de la información debemos estar en constante formación sobre multitud de campos que convergen de un modo u otro en nuestros centros de trabajo. También es importante que los archivos, bibliotecas, u otros centros donde se gestiona la información, cuenten con equipos multidisciplinares, que trabajen codo con codo en el ámbito de la preservación digital.
Los profesionales de la información no sólo deben actuar de forma colaborativa en su centro de trabajo, es necesario ampliar fronteras y trabajar mancomunadamente con los distintos centros de gestión de información relacionados. La preservación de la información debe ser una tarea común en la que se escuche a los diferentes profesionales, que se aprenda de las experiencias previas, y se establezcan unas líneas principales de trabajo con el fin de instaurar unos criterios unificados. Es necesario establecer un plan común de preservación digital que contemple acciones a corto, medio y largo plazo, con todos los agentes implicados participando activamente.
La constante evolución de las tecnologías de la información nos obliga a que estas líneas de trabajo de las que hablamos tengan que ser analizadas y redefinidas con frecuencia. Debemos tener mucho cuidado de asegurar esa preservación a largo plazo y no conformarnos con llevar a cabo una conservación parcial o ilegible del contenido.
Tradicionalmente, se ha procurado estabilizar el soporte con el fin de asegurar el contenido. Sin embargo, la irrupción de los soportes digitales ha comenzado a primar la conservación de la información muy por encima del soporte. Se antepone la conservación en lenguajes legibles de la información frente a la conservación del documento original sin variaciones de formato o soporte. Juegan un papel muy importante en esta línea los metadatos, que son los que llevan consigo la información interna del documento.
Por último, no podemos olvidar el trabajo tradicional del archivero, describir el documento y asegurar su acceso, y es que no nos sirve de nada asegurar la preservación del documento si no va acompañado de una buena descripción que nos ayude a su localización a posteriori.
M. García González & M.J. Baños-Moreno